操作マニュアル

はじめに

本書は、荷主のご担当者と日常業務を行うスタッフ向けの操作ガイドです。出荷依頼、納品先住所の管理、商品登録、ユーザー作成、在庫・費用の確認方法を説明します。メニュー名は日本語表示を基準としています。

利用を始める前に

1. 管理者からシステムのURL、個人用アカウント、初期パスワードを受け取り、ログインします。初回のパスワード変更画面が表示された場合は、新しいパスワードを2回入力して変更します。パスワードは12～128文字です。
2. 画面に表示される荷主名が自社であることを確認します。サイドバーの言語切替で「日本語」を選びます。利用後は「ログアウト」を押してください。
3. 必要な商品と納品先が登録されているか、利用可能在庫があるかを確認します。商品登録、倉庫での入庫登録、出荷依頼はそれぞれ別の操作です。

表示されるメニューは権限によって異なります

通常の荷主アカウントでは、出荷依頼、出荷記録・在庫の照会、納品先の管理を行います。商品マスタ、ユーザー管理、費用照会、在庫履歴には個別の権限が必要です。メニューが表示されない場合は、自社の責任者またはシステム管理者に確認してください。

荷主アカウントで扱えるのは自社のデータです。入庫登録、棚卸、出庫確認、送り状処理、発送完了の登録は、倉庫などの権限を持つ担当者が行います。

出荷を依頼する

操作場所：出荷依頼作成。送信が完了すると倉庫に出荷依頼が登録されます。実際の出庫手配は倉庫が確認します。

入力から送信まで

1. 「荷主」を確認し、「出荷希望日」を選びます。希望日は依頼する出荷日であり、発送が完了した日ではありません。
2. 納品先を検索します。名称、電話番号、郵便番号、住所を入力し、候補から正しい住所を選びます。一度限りの納品先は「今回のみの住所を入力」を押します。電話番号、建物名、部屋番号まで確認してください。
3. 「商品明細」で商品コードまたは商品名を検索して選び、数量を入力します。複数の商品を発送する場合は「商品追加」で行を増やします。不要な行は削除してください。
4. 数量は商品の基本単位で入力します。「補助単位」は入数による換算結果です。例：1ケース24個の商品を2ケース発送する場合、数量は48と入力します。
5. 特別な梱包や出荷指示がある場合は「備考」に記入し、対応可能か事前に倉庫へ確認します。
6. 日付、納品先、商品コード、数量を確認し、「倉庫確認へ送信」を押します。「送信履歴」または「出荷記録」に依頼が表示されることを確認し、システム番号を控えます。

送信前の確認事項

荷主と納品先、商品の規格、基本単位での数量、利用可能在庫、備考を確認します。似た商品名がある場合は、商品コードで識別してください。

商品追加と入庫登録の違い

送信できない場合

商品が存在しない、または停止中と表示された場合は、荷主と商品の有効状態を確認します。住所は検索するだけでなく、候補を選択してください。通信が途切れた場合は、再送信の前に出荷記録を確認し、二重登録を防いでください。

注文の確認と一括登録

注文を確認 変更 キャンセルする

1. 「出荷記録」で日付、状態、検索条件を指定して注文を探します。システム番号を押すと詳細が開き、納品先、商品、数量、配送情報を確認できます。
2. 「確認待ち」の注文は、権限があれば「編集」から変更し、変更内容を保存できます。「編集をキャンセル」は編集を終了する操作で、注文のキャンセルではありません。
3. 出荷が不要になった場合は、「確認待ち」の注文で「キャンセル」を押し、画面の案内に従います。変更・キャンセルには注文編集の権限が必要です。
4. 確認済みの注文を変更・停止したい場合は、システム番号と依頼内容を倉庫へ連絡します。重複出荷を避けるため、代わりの注文をすぐに作成しないでください。

状態の見方

登録済み納品先への注文を一括登録する

操作場所：出荷依頼作成 → 一括取込。表計算ソフトからセルをコピーして貼り付ける方式です。Excelファイルを直接アップロードする操作ではありません。

列の順序は「出荷希望日、納品先コード、商品コード、数量、備考」とします。納品先コードには登録済みの住所番号を使います。日付はYYYY-MM-DD形式、コードは文字列として扱い、先頭の0を保持してください。

1. 荷主と希望日を確認してデータを貼り付け、「取込内容を確認」を押します。
2. 照合された納品先・商品・数量と生成される注文数を確認します。同じ日付・納品先・備考の行は1注文にまとまり、同じ商品は数量が合算されます。
3. すべてのエラーを直して再確認し、「一括登録」を押します。途中で失敗した場合は、出荷記録で登録済みの注文を確認し、未登録分だけを再登録します。

納品先住所の登録

継続して利用する納品先

操作場所：設定 → 納品先住所。まず検索し、同じ住所が登録されていないことを確認して、新規追加の画面を開きます。

1. 荷主を確認し、顧客番号、住所番号、会社名などを入力します。同じ顧客に複数の納品先がある場合は、住所ごとに区別できる住所番号を使います。
2. 「納品先」と「電話」を入力します。実際に受け取る方または受取先の名称と、連絡できる電話番号を入力してください。
3. 「郵便番号」を入力して「自動入力」を押します。都道府県と市区町村を確認し、住所1に町名・丁目・番地など、住所2に建物名・階・部屋番号などを補います。
4. 必要に応じて備考を入力し、「住所を保存」を押します。一覧で保存結果を確認し、出荷依頼でも選択できることを確認します。

入力項目の確認

一度限りの納品先

「出荷依頼作成」で「今回のみの住所を入力」を押し、住所を入力して使用します。「住所マスタにも保存する」を選ばなければ、その注文だけに使用され、住所マスタの検索には表示されません。今後も利用する場合は、チェックを入れて保存してください。

住所の変更と削除

住所一覧で対象を探し、編集して保存します。重複と思われる住所も、別の納品先でないか、過去に利用していないかを確認してから削除してください。住所マスタを変更しただけで、送信済み注文の住所も修正できたとは判断せず、注文を個別に確認します。

確認待ちの注文に誤りがある場合は、注文を編集して正しい住所を選び直し、保存します。確認済みの注文は倉庫へ連絡してください。

商品の登録

操作場所：設定 → 商品マスタ → 商品を作成。「設定」と「商品管理」の権限が必要です。商品コードで検索し、重複がないことを確認してから登録します。

基本情報を入力する

1. 荷主を確認し、「商品コード」と「商品名」を入力します。どちらも必須です。同じ荷主で同一コードは登録できません。商品名には規格・容量など、商品を区別できる情報を含めてください。
2. 必要に応じてバーコード、ブランド、カテゴリ、タグを入力します。タグが複数ある場合はカンマで区切ります。バーコードと商品コードは別の項目です。
3. 画像を付ける場合は「画像を選択」を押します。JPG・PNG・WebP形式、最大5MBです。商品やパッケージが判別できる画像を選んでください。
4. 入数、寸法、重量を入力し、次ページの説明に沿って出庫・梱包ルールを設定します。
5. 「商品を有効にする」にチェックを入れ、「商品を作成」を押します。一覧で保存結果を確認し、出荷依頼でも検索できることを確認します。

商品情報の入力例

単位の換算に注意

12cmは120mm、0.5kgは500gです。入数24は「1ケース24個」を意味します。未確認の寸法や重量は推測で入力せず、倉庫に確認してください。

保存後に確認すること

基本情報は保存できたものの画像の登録に失敗した場合は、既存の商品を開いて画像を再登録します。同じ商品を作り直す必要はありません。新規商品に在庫がない場合は商品コードで検索し、倉庫へ入庫登録の状況を確認してください。商品登録だけでは在庫は増えません。

梱包ルールと商品変更

「出庫・梱包」の設定は、箱数の見積りや費用計算に影響します。実際の作業方法と料金の取り決めを倉庫に確認して設定してください。見積箱数は倉庫が実際の梱包に合わせて確認します。

登録済みの商品を変更する

1. 商品マスタでコードまたは名称を検索し、「編集」を開きます。荷主とコードを確認して、商品名・規格・梱包情報などを変更します。
2. 商品コードは編集画面では変更できません。誤ったコードで登録した場合は責任者へ確認し、異なる商品に同じコードを使わないでください。
3. 「パラメータ保存」を押し、再度開いて保存結果を確認します。梱包設定の変更は未完了注文の箱数や費用に影響することがあるため、処理中の注文がある場合は先に倉庫へ確認します。

商品の停止と削除

しばらく使用しない商品は、編集画面で「商品を有効にする」のチェックを外して保存します。停止・削除した商品は新しい出荷依頼に使えませんが、過去の注文の関連情報は残ります。操作前に在庫と処理中の注文を確認してください。

スタッフの追加

操作場所：設定 → ユーザー管理 → ユーザー作成。ユーザー管理権限を持つ荷主の責任者が操作します。メニューがない場合は、責任者またはシステム管理者へ依頼してください。

ユーザー作成の手順

1. 「ログインID」と「表示名」を入力します。IDは3～32文字で、英字・数字・ピリオド・アンダースコア・ハイフンが使えます。大文字・小文字を区別せず、システム全体で重複できません。
2. 12～128文字の「初期パスワード」を設定します。Google／LINEログインを利用し、システムでも機能が有効な場合は、本人のログインメールを入力します。他のユーザーと同じメールは登録できません。
3. 「権限」が「荷主」、「データ範囲」が「荷主を指定」、「紐付け荷主」が自社であることを確認します。荷主側のユーザー作成ではこれらは固定され、倉庫や全荷主の権限には変更できません。
4. 担当業務に応じてページと操作の権限を選びます。自分が持ち、かつ付与を許可された権限だけを渡せます。ユーザー管理権限をスタッフへ再付与することはできません。
5. 「ユーザーを保存」を押し、一覧のID・表示名・荷主・状態を確認します。URL、ID、初期パスワードを本人へ個別に伝え、初回ログイン時にパスワードを変更してもらいます。

業務と必要な権限

パスワードの再設定と利用停止

ユーザー編集の「パスワード再設定（変更しない場合は空欄）」を空欄にすると、現在のパスワードを維持します。新しい値を入力して保存すると再設定され、対象スタッフは次回ログイン時に変更します。

利用を終了するスタッフは「ユーザーを有効にする」のチェックを外して保存します。現在ログイン中の自分のアカウントは停止できません。商品マスタが見えない場合は「設定」と「商品管理」の両方を確認してください。

在庫と費用の確認

在庫照会

操作場所：在庫管理 → 在庫照会。商品コードまたは商品名で自社の在庫を検索します。数量がすべて0の商品は通常の一覧に出ないことがあるため、商品コードを入力して検索してください。

例：良品在庫100個、予約済み30個の場合、利用可能在庫は70個です。依頼を送信すると予約済みに算入され、倉庫が発送完了を登録すると出庫に応じて実在庫が減ります。送信できたことだけで在庫が足りるとは判断せず、数量と入荷状況を確認してください。

数量が合わない場合は、商品コード、想定数量、関連する入庫・注文番号、日付を倉庫へ伝えます。商品情報の変更で在庫を増やすことはできません。「在庫履歴」の権限があれば、数量変動の記録も確認できます。

費用照会

権限がある場合は「費用照会 → 費用一覧／レポート」を開き、日付・月・検索条件で注文と費用を確認します。送り状番号や運賃は後から取り込まれる場合があります。未表示を無料と判断しないでください。不明点はシステム番号、費用日、項目、金額を添えて倉庫または経理へ確認します。

よくある質問

業務終了前に、新規依頼、修正が必要な確認待ち注文、未発送の注文、在庫が少ない商品を確認します。倉庫へ伝える事項とシステム番号を控え、ログアウトしてください。